Eisenhower matrix

Als je iemand time-management of prioriteiten zegt dan denk ik ‘Eisenhower’. Want de Eisenhower matrix is een eenvoudig hulpmiddel om echt prioriteiten te stellen en direct te zien wat voor taken je wel moet doen en welke niet.

Waar komt het Eisenhower model vandaan?

Dwight D. Eisenhower was de 34e president van de VS van 1953 tot 1961. Voordat hij presedent werd, diende hij als generaal in het Amerikaanse leger en als de generaal van de geallieerden tijdens de Tweede Wereldoorlog. In die situaties moest Eisenhower voortdurend keuzes maken over welke van de vele taken echt belangrijk waren om die dag op te pakken. Zo kwam hij op het Eisenhower principe waarin hij onderscheid maakt tussen urgent en belangrijk.

Eisenhower maakt het onderscheid tussen Urgent en Belangrijk

Urgente zaken zijn taken waar tijdsdruk op zit, een deadline halen, een mail op tijd beantwoorden. Reageren op een cliënt omdat het nu moet of omdat hij voor de deur staat. Belangrijke zaken zijn onder andere taken die de cliënt helpen, de kern van je werk vormen of van belang zijn voor het kunnen blijven leveren van zorg. Eisenhower zei daarover:

‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk. Belangrijke zaken zijn zelden urgent.’ – Generaal Eisenhower

Met deze uitspraak werd de Eisenhower matrix of het Eisenhower model geboren.

Eisenhower Matrix, Kwadrant 1: Belangrijk, Urgent

Het eerste kwadrant van de Eisenhower matrix bevat alle taken die zowel urgent als belangrijk zijn. Dit zijn vaak taken die je onregelmatig krijgt, ziekte van een medewerker of collega, incident met een cliënt. Acuut probleem op de afdeling. Taken die niet kunnen wachten, maak tijd vrij en zorg dat je ze gedaan krijgt. Daarnaast bevat deze matrix taken die je eigenlijk al gedaan zou moeten hebben. Wellicht vraagt die wellicht wat time-management, voor nu zet het op de lijst en zorg dat je er straks mee aan de slag gaat.

Eisenhower Matrix, Kwadrant 2: Belangrijk, niet Urgent

Vaak zijn dit dingen die niet zoveel aandacht vragen maar wel belangrijk zijn. Het is de stille cliënt die in tegenstelling tot de rest niet zoveel aandacht vraagt. Het is ontspanning, tijd voor jezelf. Reflectieruimte. Tijd om de training/opleiding/cursus die je hebt gedaan nog eens te overdenken om te zorgen dat je het geleerde ook niet vergeet. Het zijn afspraken die je nog moet maken, etc. De taken uit dit kwadrant vragen erom om ingepland te worden. Deze zijn belangrijk.

Covey adviseert in zijn boek, de 7 eigenschappen van effectiviteit om boven de lijn te blijven. Maar er zijn nog twee kwadranten in de Eisenhower matrix.

Eisenhower Matrix, Kwadrant 3: niet Belangrijk, wel Urgent

Taken in dit kwadrant zijn niet belangrijk maar wel urgent. Van taken in kwadrant drie heb je er waarschijnlijk heel wat. Het zijn taken die niet heel belangrijk zijn, niet de hoogste prioriteit hebben maar op de een of andere manier toch op je takenlijst, bureau, of in je mailbox terechtkomen. Als je deze matrix goedgevuld is, helpt het om te bekijken of deze taken wel uitgevoerd moeten worden en je mag jezelf de vraag stellen is het ‘belangrijk genoeg?’. Taken die dan blijven staan kun je vaak goed delegeren, wellicht zijn er collega’s voor wie deze taak wel belangrijk is, als dat niet zo is, is dat ook een signaal. Wat dan nog over blijft zijn vaak taken als sociale media of het intranet, mocht je daar tijd voor willen dan werkt het om die af te kaderen.

Eisenhower Matrix, Kwadrant 4: niet Belangrijk, niet Urgent

Het laatste kwadrant van Eisenhower bevat taken die niet belangrijk en niet urgent zijn. Het zijn taken die vaak wel leuk zijn maar gewoon niet hoeven. Mensen die last hebben van uitstelgedrag brengen vaak veel tijd door in dit kwadrant. Zelf betrap me ook wel eens halverwege een youtube-sessie of op één van mijn favoriete sites ted.com (nee, niet klikken!) waar de opnames van allerlei interessante speeches staan. Probeer activiteiten in dit kwadrant te bewaren voor vrije tijd en alleen te doen als dat is wat je echt leuk vindt. Maar mocht je het echte werk nog heel even willen uitstellen, hieronder een video met een musical-liedje over uitstelgedrag.

Voorbeeld van de Eisenhower Matrix in de zorg

Belangrijk – niet Urgent Cliëntendossier bijwerken Vergaderen (het eerste deel) Sociale tijd met je collega’s, teambuilding	Belangrijk, Urgent Nieuwe intake doen Reageren op incident Vervanging regelen voor zieke collega
Niet belangrijk, niet urgent Vergaderen (het tweede deel) Blijven hangen op internet na het zoeken van iets dat je wilde weten Vul maar in…	Niet belangrijk, Urgent Cliënt-taken die eigenlijk niet bij jouw zorg horen en niet heel belangrijk zijn, (hospitalisatie) Sociale media checken, reageren op je collega’s

De essentie van de Eisenhower matrix is prioriteit

Als je ergens ja tegen zegt zeg je ergens anders nee tegen. Nee zeggen tegen extra administratief werk is ja zeggen tegen de cliënt. Deze keuzes moet je telkens maken. Door te weten waar je prioriteit ligt wordt het eenvoudiger deze keuzes te maken. De essentie van de eisenhower matrix is deze prioriteiten, eisenhower zei dit zelf ook:

Hoe ouder ik word, hoe meer wijsheid ik haal uit de oude regel om prioriteiten te stellen. Dat is een proces dat vaak het meest ingewikkelde menselijke probleem herleidt tot iets dat gemakkelijk te behandelen is. – Dwight D. Eisenhouwer

De Eisenhower Matrix gebruiken

Om het nog een stapje concreter te maken, hieronder een stappenplan om de matrix te gebruiken in de praktijk.

Stap 1: Verzamelen

Verzamel alle taken die je moet doen:

pak je takenlijst erbij
bekijk waar je aandachtsfunctionaris van bent, welke cliënten je begeleid
bedenk welke taken vaak blijven liggen
herinner wat jij doet als je uitstelgedrag hebt
vraag een collega je te helpen, als dat nodig is

Stap 2: Ordenen

Zet de taken in de vier kwadranten, je kunt dit gewoon in de vier kwadranten zetten, je kan ook een groter vel papier pakken en de taken verschillende plekken geven als ze meer of minder belangrijk of urgent zijn.

Stap 3: Besluiten

Besluit welke taken je wel en welke je niet meer wilt doen.

Eerste kwadrant: Besteed hier vandaag nog tijd aan
Tweede kwadrant: Zet deze in je agenda
Derde kwadrant: Vraag je af of ze nuttig zijn en delegeer of schrap de taken

Vierde kwadrant: Beperk deze taken

Stap 4: Onderhoud

Plan een moment in om nog eens naar je takenlijst te kijken en te evalueren hoe je hier nu mee omgaat.

Wil je meer?

Meer bewustwording in je organisatie? Boek een lezing
Hiermee aan de slag met je team? Boek een teamtraining
Je kunt ook meer lezen over Verantwoordelijkheid nemen, richting geven en doelen stellen
Lees het boek ‘getting things done’ van David Allen